業務指示は3種類、「号令」「命令」「訓令」

スタッフに仕事をお願いしたときに起こりがちな「あるある」

仕事の指示においてよく起きるトラブルの例として、以下のような問題が挙げられます

1. 「指示した業務をやっていない」
2. 「指示したことと違うことをしている」
3. 「どうすればいいのか尋ねてくる」

これらはスタッフやパートさん、SOHOに業務を指示した際に起こりがちです。コミュニケーションにおいても問題があると言えるでしょうが、直接的な原因は「指示の仕方」「指示の受け方」に多くあります。

SOHOとはSmall Office/Home Officeの頭文字を取った言葉です。
小さなオフィスや住まいをオフィスとして活用して働いている人を指します。
こは在宅ワーカーさんや業務委託の方も含んでお話ししております。

作業指示でトラブル起きる２つの理由

仕事の指示によるトラブルの原因は大きく２つあります

1. お互いに「号令」「命令」「訓令」を理解していない。
2. 指示内容を相手がどう受け取ったか確認していない。

要点をまとめると、どこまで細かく指示したか、相手が指示を理解しているかを確認することが重要です。ただし、細かく指示することが良いのではなく、スタッフ（相手）の能力、経験、性格などを考慮して指示の様式を変えるべきです。

スタッフへの指示の様式は、「号令」「命令」「訓令」

指示の方法は、状況や相手の経験に応じて変える必要があります。
具体的には、「号令」＜「命令」＜「訓令」の３つのスタイルが存在します。

「号令」： 【明確な行動を要求する形式の指示】
「この書類を午前中に郵便で送って」と具体的に指示する方法です。
指示された側は、やったか、やらなかったかの責任を問われます。

「命令」：【 指示者の期待や意図を中心に伝える形式の指示】
具体的な方法や手段は示されず、それをどのように達成するかは受け取った側の判断に委ねます。
例として、「明日夕方までに、先方に書類を届けたい」があります。
この場合、配送方法や時間の管理など、具体的な実施方法の判断が受け取った側に求められます。

「訓令」：【指示の背後にある目的や方針を伝える形式の指示】
具体的な手段や行動は示されないが、達成すべき目標は明確です。例として、「契約を取りたい」という指示がある場合、どのようにその契約を獲得するかは受け取った側の裁量に委ねられます。
そのため、書類の提出方法や交渉の方法など、最も効果的な手段を選択する能力が求められます。

指示内容と相手の関係やスタッフのレベル感に応じて、これらのスタイルを適切に選択することが重要です。
また、指示を受けた側が、この３つのどの様式の指示だったのかを指示者と共有することも重要なポイントです。

号令の例として、体育の授業での「右向け右！」「前にならえ！」「全体止まれ！」などが挙げられます。
筆者も含めて学生時代に体験した方がほとんどなのではないでしょうか？

指示した内容をスタッフがどう受け取ったか確認する

指示をする際に大切なのは、相手が指示した内容をどう受け取ったかを確認することです。
指示をする際には、以下の３つのステップを踏むと良いでしょう。

1. 相手に、言葉そのものが伝わったかの確認
   • 相手に指示を復唱をさせることで、確認を行います。
   • 例：「午前中に郵送すること承りました」
2. 相手が、どう理解したかの確認
   • 相手が指示をどう理解したかを確認します。
   • 例：「夕方までに相手に書類が届く必要があるのですね」
3. 相手が、どう行動するのかの確認
   • 相手が具体的にどのように行動するのかを確認します。
   • 例：「本日１１時までに、郵便局に行き速達書留で送ります」
   • あるいは、相手が行動できない場合にはその旨を確認します。

これらのステップは、「号令」「命令」「訓令」の指示スタイルに共通して適用されます。上司が訓令のつもりで指示を出しても、部下が訓令であることを理解していない場合、「丸投げされた」と感じることがあります。指示者は、指示のスタイルに意識を向け、受け取り側も指示を正しく理解し、返答することが重要です。

指示スタイルの適切な選択

指示をする際、「号令」「命令」「訓令」のどれを選択するかは、相手の技量、経験、信頼性などを考慮する必要があります。経験のない新入社員に対しては、「号令」が適切な場合もあります。上司は部下のレベルを考慮し、
「号令」＜「命令」＜「訓令」にステップアップさせていくことが重要です。

指示スタイルを活用できないと「訓令」レベルのスタッフが育たず、
上司側は「仕事が振れない」人になってしまいがちです

• 今は忙しい。時間かけて説明するくらいなら、自分でやったほうが早い。頼まない。
• 頼まないから、忙しい。忙しいから時間がない。
  忙しいから、時間かけて説明（略）自分でやったほうが早い。※この繰り返し。

まとめ

仕事の指示におけるトラブルは、主に以下の２つの理由に起因します

1. 指示の様式に、「号令」「命令」「訓令」があることを理解していない。
2. 指示内容を相手がどう受け取ったか確認していない。

これらのトラブルを解消するためには、指示の仕方を相手の能力、経験、性格に合わせて選択し、指示内容を確認するステップを踏むことが重要です。コミュニケーションの円滑化と業務の効率化につながるでしょう。

FAQs

1. Q: なぜ仕事の指示でトラブルが起きるのですか？
   • A: 仕事の指示には異なるスタイルがあり、相手が指示を適切に理解できないことが主な原因です。
2. Q: 指示の様式は具体的にどのように違うのですか？
   • A: 「号令」「命令」「訓令」は、相手に対する指示の明確さと自由度に違いがあります。
3. Q: 指示をする際に気をつけるべきポイントはありますか？
   • A: 相手のレベルや能力を考慮し、適切な指示スタイルを選択し、確認のステップを忘れずに行うことが重要です。
4. Q: 「訓令」とは具体的にどのようなものですか？
   • A: 「訓令」は指示者の目的を伝えて行動を待つスタイルであり、相手に自由度を与えます。
5. Q: 仕事の指示トラブルを解消するためにはどうすれば良いですか？
   • A: 相手の理解度を確認し、適切な指示スタイルを選択することが解消への近道です。